O artigo 1.078, inciso I, c/c o artigo 1.179, da Lei nº 10.406, de 2002 – Código Civil, estabelece que o balanço patrimonial deve ser levantado ao término de cada exercício social e apresentado até o quarto mês seguinte ao do termino do exercício social. Portanto, pela legislação comercial, o balanço patrimonial deverá ser levantado em 31 de dezembro de cada ano e apresentado até o dia 30 de abril do ano seguinte ao de seu levantamento.
A Lei nº 6.404, de 1976, por seu turno, em seu artigo 132, estabelece o mesmo prazo para a aprovação das demonstrações contábeis:
Art. 132. Anualmente, nos 4 (quatro) primeiros meses seguintes ao término do exercício social, deverá haver 1 (uma) assembléia-geral para:
I - tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
II - deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
III - eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso;
IV - aprovar a correção da expressão monetária do capital social (artigo 167). (Os destaques não são do original)
Por outro lado, salvo em situações especiais, a Escrituração Contábil Digital (ECD) deverá ser transmita ao SPED até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se referida a escrituração, conforme artigo 5º da Instrução Normativa RFB nº 2.003, de 18/01/2021. Portanto, o prazo final para transmissão da ECD ao SPED, referente ao ano-calendário de 2022, é o dia 31/05/2023.
Em função da ECD, alguns órgãos da Administração Pública passaram a considerar que o balanço patrimonial das empresas, para fins de licitação, seria considerado válido até o prazo final estabelecido para o envio da escrituração digital ao SPED. Entendimento esse também adotado pelo Tribunal de Contas da União - TCU, nos termos do Acórdão TCU 2.669/2013 de relatoria do Ministro Valmir Campelo, cuja parte de interesse reproduzimos a seguir:
Nos termos do art. 1.078 da lei Federal 10.406/02 (Lei do Código Civil), o prazo para apresentação, formalização e registro do balanço é até o quarto mês seguinte ao término do exercício, ou seja, o prazo limite seria até o final de abril, nos termos transcritos a seguir:
Art. 1.078. A assembléia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, com o objetivo de:
I - tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;
No caso de empresas com regime tributário de lucro real, o prazo é até o final de junho, conforme Instrução Normativa da Receita Federal 787/2007 (Acórdão 2.669/2013 de relatoria do Ministro Valmir Campelo, Processo 008.674/2012-4).
Entretanto em 2014, o TCU, por meio do Acórdão nº 1999/2014, de relatoria do Ministro Aroldo Cedraz, consignou que o prazo para apresentação dos balanços patrimoniais para fins de licitação é aquele disposto no artigo 1.078 do Código Civil, ou seja, até 30 de abril do ano subsequente. Veja-se parte de interesse do citado Acórdão:
Alega a representante que a "validade dos balanços" se findaria em 30/6/14, por força da Instrução Normativa da Receita Federal 1.420/13.
10. Tal normativo institui a Escrituração Contábil Digital (ECD), que deverá ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), pelas pessoas jurídicas obrigadas a adotá-la. Segundo o art. 3º dessa norma, ficam obrigadas a adotar a ECD as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real ou presumido (o que seria o caso da representante). O art. 5º da IN estabelece que a ECD será transmitida até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao que se refira a escrituração.
(...)
"O prazo para aprovação do balanço patrimonial e demais demonstrações contábeis para fins de cumprimento do art. 31 da Lei 8.666/1993 é o estabelecido no art. 1.078 do Código Civil, portanto, até o quarto mês seguinte ao término do exercício social (30 de abril). Desse modo, ocorrendo a sessão de abertura de propostas em data posterior a este limite, torna-se exigível, para fins de qualificação econômico-financeira, a apresentação dos documentos contábeis referentes ao exercício imediatamente anterior.” (Acórdão 1999/2014, Processo 015.817/2014-8, Plenário, Relator Ministro Aroldo Cedraz, 30/07/2014)
No Informativo de Licitações e Contratos nº 208, elaborado a partir das deliberações tomadas pelo Tribunal nas sessões de 29 a 30/04/2014 de julgamento das Câmaras e do Plenário, o TCU informa:
Plenário
1. O prazo para aprovação do balanço patrimonial e demais demonstrações contábeis para fins de cumprimento do art. 31 da Lei 8.666/93 é o estabelecido no art. 1.078 do Código Civil, portanto, até o quarto mês seguinte ao término do exercício social (30 de abril). Desse modo, ocorrendo a sessão de abertura de propostas em data posterior a esse limite, torna-se exigível, para fins de qualificação econômico-financeira, a apresentação dos documentos contábeis referentes ao exercício imediatamente anterior.
Portanto, conforme entendimento do TCU, para fins de licitação, o prazo para aprovação do balanço patrimonial e demais demonstrações contábeis para fins de cumprimento do artigo 31 da Lei 8.666/1993 é o estabelecido no artigo 1.078 do Código Civil, portanto, até o quarto mês seguinte ao término do exercício social, i.e., até o último dia útil do mês de abril.
Clique AQUI para baixar os Acórdãos do TCU.
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