Os critérios e procedimentos a serem adotados pela entidade para a escrituração contábil de seus fatos patrimoniais, por meio de qualquer processo, bem como a guarda e a manutenção da documentação e de arquivos contábeis e a responsabilidade do profissional da contabilidade, estão contidos na “ITG 2000 – ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL”, aprovada pela Resolução CFC nº 1.330, de 2011, alterada e consolidada em 05/12/2014 como “ITG 2000 (R1) – ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL”.
Os critérios e procedimentos contidos na ITG 2000 (R1) deverão ser adotados por “TODAS AS ENTIDADES, independente da natureza e do porte”, na elaboração da escrituração contábil, observadas as exigências da legislação e de outras normas aplicáveis, se houver, conforme previsto no item 2 desta norma contábil.
Nos termos da referida norma, a escrituração contábil, dentre outras formalidades legais, deve ser realizada com observância aos Princípios de Contabilidade.
A ITG 2000 (R1), em seus itens 20 a 25, estabelece que a entidade que tiver unidade operacional ou de negócios, quer como filial, agência, sucursal ou assemelhada, e que optar por sistema de escrituração descentralizado, deve ter registros contábeis que permitam a identificação das transações de cada uma dessas unidades, observado o seguinte:
21. A escrituração de todas as unidades deve integrar um único sistema contábil.
22. A opção por escrituração descentralizada fica a critério da entidade.
23. Na escrituração descentralizada, deve ser observado o mesmo grau de detalhamento dos registros contábeis da matriz.
24. As contas recíprocas relativas às transações entre matriz e unidades, bem como entre estas, devem ser eliminadas quando da elaboração das demonstrações contábeis da entidade.
25. As despesas e as receitas que não possam ser atribuídas às unidades devem ser registradas na matriz e distribuídas para as unidades de acordo com critérios da administração da entidade.
A legislação do imposto sobre a renda também faculta às pessoas jurídicas que possuírem filiais, sucursais ou agências manter contabilidade não centralizada. De acordo com o artigo 2º da Lei nº 2.354/1954, incorporado ao artigo 266 do Regulamento do Imposto sobre a Renda, aprovado pelo Decreto nº 9.850, de 2018 – RIR/2018, “fica facultado às pessoas jurídicas que possuírem filiais, sucursais ou agências manter contabilidade não centralizada, hipótese que deverão incorporar, ao final de cada mês, na escrituração da matriz, os resultados de cada uma delas.”.
Dessa forma, optando a pessoa jurídica ou equiparada por contabilidade não centralizada (descentralizada), cada estabelecimento deverá fazer sua própria contabilidade e possuir seus próprios livros comerciais e neles fazerem as apurações dos resultados do período e o levantamento das demonstrações financeiras. No final de cada mês deverá haver a incorporação dos resultados de cada estabelecimento na escrituração da matriz.
Na contabilização descentralizada, a matriz e as filiais recebem tratamentos diferenciados como se fossem empresas distintas.
Também pode ocorrer a descentralização parcial da contabilidade, se assim decidir a empresa. A matriz poderá contabilizar e controlar, por exemplo, as contas do ativo permanente, fornecedores, etc., ficando nas filiais somente as disponibilidades, obrigações, etc.
Na prática, existem empresas, com filiais, que mesmo adotando a contabilidade descentralizada, centraliza as filiais em um único departamento contábil. Geralmente este departamento contábil é sediado na matriz. Neste caso, as filiais preparam todo o processo contábil e os enviam para departamento de contabilidade, na matriz. Este processo se dá via processamento eletrônico de dados, se a empresa contar com sistema de gestão empresarial integrado entre matriz e filiais, ou pelas vias postais. Mesmo assim, a contabilidade continua de forma autônoma entre matriz e filiais. Cada estabelecimento tem a sua própria escrita contábil. Porém, como dito anteriormente, a legislação do imposto sobre a renda determina que no final de cada mês deverá haver a incorporação dos resultados de cada estabelecimento na escrituração da matriz. E no encerramento do exercício social também deverá consolidar as informações contábeis dos estabelecimentos filiais no balanço do estabelecimento matriz.
A "NBC T 2.6" tratava da Escrituração Contábil das Filiais. Essa norma foi revogada pela Resolução CFC nº 1.330/11, publicada no DOU de 22/03/11. Mas, na essência, tais procedimentos ainda podem ser observados. A "NBC T 2.6" estabelecia o seguinte:
01. A Entidade que tiver unidade operacional ou de negócios, quer como filial, agência, sucursal ou assemelhada, e que optar por sistema de escrituração descentralizado, deverá ter registros contábeis que permitam a identificação das transações de cada uma dessas unidades, observado o que prevê a NBC T 2 – Da Escrituração Contábil.
02. A escrituração de todas as unidades deverá integrar um único sistema contábil, com a observância dos Princípios Fundamentais da Contabilidade aprovados pelo Conselho Federal de Contabilidade.
03. O grau de detalhamento dos registros contábeis ficará a critério da Entidade.
04. As contas recíprocas relativas às transações entre matriz e unidades, bem como entre estas, serão eliminadas quando da elaboração das demonstrações contábeis.
05. As despesas e receitas que não possam ser atribuídas às unidades serão registradas na matriz.
06. O rateio de despesas e receitas, da matriz para as unidades, ficará a critério da administração da Entidade.
Para a consolidação nas demonstrações contábeis das filiais na matriz, devem ser observadas as técnicas adotadas para elaboração das demonstrações coconsolidadas.
Adotando contabilidade descentralizada, na Escrituração Contábil Digital – ECD, de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.774, de 22 de dezembro de 2017, a pessoa jurídica ou equiparada deverá observar as orientações contidas no Manual de Orientação do Leiaute 7 da ECD - Atualização: Dezembro de 2018, aprovado pelo Ato Declaratório Executivo COFIS nº 83, de 2018 (págs. 62-64):
Registro 0020: Escrituração Contábil Descentralizada
Este registro deve ser preenchido somente quando a pessoa jurídica utilizar escrituração descentralizada. Quando o arquivo se referir à escrituração da matriz (Campo 02 igual a “0”), os campos de 03 a 08 devem ser preenchidos com os dados da(s) filial(is). Por outro lado, quando o arquivo se referir à escrituração da filial (Campo 02 igual a “1”), os campos de 03 a 08 devem ser preenchidos com os dados da matriz.
Para identificação de matriz ou filial, deve ser considerada a situação na data final a que se refere a escrituração.
Quando a escrituração é da matriz (CNPJ da matriz no registro 0000), é possível apresentar um ou mais registros 0020, com o campo “Indicador de Descentralização” (Campo 02) preenchido com “0 – Escrituração da Matriz” e o CNPJ de cada uma das filiais informado no campo 03. Deve ser preenchido um registro 0020 para cada filial.
Por outro lado, quando a escrituração é da filial (CNPJ da filial no registro 0000), só é possível que exista um registro 0020, com o campo “Indicador de Descentralização” (Campo 02) preenchido com “1 – Escrituração da Filial”, e o CNPJ da matriz informado no campo 02.
Vale ressaltar que:
I - conforme artigo 15 da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999, verbis:
"Art. 15. Serão efetuados, de forma centralizada, pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica:
I - o recolhimento do imposto de renda retido na fonte sobre quaisquer rendimentos;
II - a apuração do crédito presumido do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI de que trata a Lei nº 9.363, de 13 de dezembro de 1996;
III - a apuração e o pagamento das contribuições para o Programa de Integração Social e para o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público - PIS/PASEP e para o Financiamento da Seguridade Social - COFINS;
IV - a apresentação das declarações de débitos e créditos de tributos e contribuições federais e as declarações de informações, observadas normas estabelecidas pela Secretaria da Receita Federal.”
Conforme Lei nº 10.833, de 2003:
"[...]
Art. 30. Os pagamentos efetuados pelas pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas de direito privado, pela prestação de serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores e locação de mão-de-obra, pela prestação de serviços de assessoria creditícia, mercadológica, gestão de crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, bem como pela remuneração de serviços profissionais, estão sujeitos a retenção na fonte da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido - CSLL, da COFINS e da contribuição para o PIS/PASEP.
[...]
Art. 33. [...]
[...]
Art. 34. [...]
[...]
Art. 35. Os valores retidos no mês, na forma dos arts. 30, 33 e 34 desta Lei, deverão ser recolhidos ao Tesouro Nacional pelo órgão público que efetuar a retenção ou, de forma centralizada, pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica, até o último dia útil do segundo decêndio do mês subsequente àquele mês em que tiver ocorrido o pagamento à pessoa jurídica fornecedora dos bens ou prestadora do serviço. (Redação dada pela Lei nº 13.137, de 2015)"